Procurement Systeem

Pi: Bekroonde, cloudgebaseerde purchase-to-pay-oplossing

Pi is ons exclusieve cloudgebaseerde eProcurement-systeem dat een volledige Purchase-to-Pay (P2P)-oplossing en een reeks speciaal gebouwde modules biedt.

Pi is volledig configureerbaar en is ontworpen om aan uw eisen te voldoen, van basisbestelling van leveranciers en elektronisch factuurbeheer volledig geïntegreerd hulpmiddel tool voor bedrijfsbeheer met menubeheer, voorraadbeheer en nog veel meer.

Beginnend met de P2P-oplossing, zal ons toegewijde team van technische, administratieve en trainingsexperts de implementatie en het optimaal benutten van Pi een soepel en duidelijk proces maken. Pi wordt volledig in-house in eigen beheer beheerd onderhouden en ontwikkeld, zodat u weet dat u altijd te maken heeft met mensen die uw bedrijf begrijpen en waarderen.

Wat maakt Pi anders?

  • Specifiek ontworpen om inkoop, catering, bedrijfsvoering en financiën te ondersteunen in een horecaomgeving
  • Biedt totale zichtbaarheid en een bron van waarheid in uw bedrijf
  • Geen handmatige invoer nodig – gegevens worden rechtstreeks van leveranciers ontvangen
  • Catalogus, prijslijsten en leveranciersgegevens worden beheerd en onderhouden door Trinity Purchasing
  • Een gebruiksvriendelijke, moderne interface zorgt voor een geweldige gebruikerservaring
  • Ontworpen voor laptop-, tablet-, en telefoongebruik
  • Van de grond af opgebouwd en in eigen beheer ontwikkeld
  • Volledige training en doorlopende ondersteuning inbegrepen

Purchase-to-Pay (P2P) oplossing

Bestellen bij leveranciers

Leveranciersleveringen registreren

Factuurbeheer

Aankoopcodering

Managementrapportage

Bestellen bij leveranciers

Het krachtige online bestelsysteem stelt gebruikers in staat om via één webportaal bij meerdere leveranciers te bestellen.

Het systeem kan worden aangepast met voorkeurslijsten- en producten, zodat uw personeel alleen goedgekeurde items kan bestellen. Bovendien zorgt het systeem ervoor dat u nooit een besteldatum mist met waarschuwingen voor de sluitingstijd en een melding voor het afronden van de bestelling voor de eerste volgende leverdag.

Leveranciersleveringen registreren

Door de leveranciersorder als template te gebruiken, kunnen leveringen binnen enkele seconden in het systeem worden geregistreerd.

Leveringsnota’s kunnen worden toegevoegd, zodat de prestaties van leveranciers en KPI’s eenvoudig kunnen worden gecontroleerd en gevolgd. Deelleveringen en productvervangingen zijn eenvoudig direct te beheren via tablet of telefoon wanneer de bestelling binnenkomt, waardoor papierwerk en de vereiste voor dubbele invoer worden verminderd.

Factuurbeheer

Het hart van het P2P-proces. Leveranciersfacturen worden automatisch verwerkt zodra ze digitaal binnenkomen, rechtstreeks van leveranciers.

Elke factuurregel wordt getoetst aan de contractprijs, en de daarbij behorende ingeboekte geleverde hoeveelheid. Als beide controles slagen, wordt de factuur automatisch afgestemd en toegevoegd aan de betalingsbatch. Mocht een van deze controles mislukken, dan wordt de factuur ‘achtergehouden’ voor onderzoek. Kredietaanvragen kunnen binnen het systeem worden aangevraagd en direct naar de leverancier worden gestuurd voor verwerking. Eenmaal ontvangen, worden kredieten automatisch vergeleken met kredietaanvragen en worden achtergehouden facturen indien nodig vrijgegeven voor betaling.

Aankoopcodering

Het systeem reduceert onnodige administratie omdat het de mogelijkheid biedt om ‘aankoopcodering’-regels te configureren.

Wanneer een factuur binnenkomt, wordt automatisch de juiste kostenplaats en nominale code toegewezen aan elke factuurregel. Een volledige uitsplitsing van de nominale uitgaven kan onmiddellijk worden bekeken. Daarnaast wordt informatie opgenomen in de financiële export; waardoor de kans op menselijke fouten wordt verminderd en er veel tijd wordt bespaard.

Managementrapportage

U kunt realtime gedetailleerde managementinformatie bekijken in een reeks dynamische aanpasbare tabellen, grafieken en diagrammen.

Het systeem stelt u in staat om uitgaven te analyseren en in te zoomen op gegevens per vestiging, leverancier, categorie en zelfs op productniveau. Rapporten kunnen indien nodig in verschillende formaten worden geëxporteerd voor verdere offline analyse.

Extra modules

Volledig geïntegreerd met de P2P-functionaliteit, kan Pi ook het volgende dekken:
  • Menubeheer (recepten, allergenen, voeding)
  • Voorraadbeheer & afvalbeheer
  • Productieplanning
  • Budgettering
  • Klant bestellen
  • Patiënt/klant bestellen

Extra functionaliteit is beschikbaar voor Trinity Purchasing leden in het Verenigd Koninkrijk. Dit bestaat uit: voorraadbeheer en afvalbeheer, menu-engineering, budgetbewaking en meer.

Let’s talk…

Wilt u meer weten over hoe Pi uw organisatie kan helpen, de administratie kan verminderen en de efficientie kan verhogen?

Neem dan contact op om een demo af te spreken.

Interesse in een demo van het Pi-systeem?

Interesse in een demo van het Pi-systeem?

Neem contact op

Procurement Services

Wij denken met u mee

Wij zijn er om u van dienst te kunnen zijn, laten we beginnen!

Neem contact op