Bestellen bij leveranciers
Het krachtige online bestelsysteem stelt gebruikers in staat om via één webportaal bij meerdere leveranciers te bestellen.
Het systeem kan worden aangepast met voorkeurslijsten- en producten, zodat uw personeel alleen goedgekeurde items kan bestellen. Bovendien zorgt het systeem ervoor dat u nooit een besteldatum mist met waarschuwingen voor de sluitingstijd en een melding voor het afronden van de bestelling voor de eerste volgende leverdag.
Leveranciersleveringen registreren
Door de leveranciersorder als template te gebruiken, kunnen leveringen binnen enkele seconden in het systeem worden geregistreerd.
Leveringsnota’s kunnen worden toegevoegd, zodat de prestaties van leveranciers en KPI’s eenvoudig kunnen worden gecontroleerd en gevolgd. Deelleveringen en productvervangingen zijn eenvoudig direct te beheren via tablet of telefoon wanneer de bestelling binnenkomt, waardoor papierwerk en de vereiste voor dubbele invoer worden verminderd.
Factuurbeheer
Het hart van het P2P-proces. Leveranciersfacturen worden automatisch verwerkt zodra ze digitaal binnenkomen, rechtstreeks van leveranciers.
Elke factuurregel wordt getoetst aan de contractprijs, en de daarbij behorende ingeboekte geleverde hoeveelheid. Als beide controles slagen, wordt de factuur automatisch afgestemd en toegevoegd aan de betalingsbatch. Mocht een van deze controles mislukken, dan wordt de factuur ‘achtergehouden’ voor onderzoek. Kredietaanvragen kunnen binnen het systeem worden aangevraagd en direct naar de leverancier worden gestuurd voor verwerking. Eenmaal ontvangen, worden kredieten automatisch vergeleken met kredietaanvragen en worden achtergehouden facturen indien nodig vrijgegeven voor betaling.
Aankoopcodering
Het systeem reduceert onnodige administratie omdat het de mogelijkheid biedt om ‘aankoopcodering’-regels te configureren.
Wanneer een factuur binnenkomt, wordt automatisch de juiste kostenplaats en nominale code toegewezen aan elke factuurregel. Een volledige uitsplitsing van de nominale uitgaven kan onmiddellijk worden bekeken. Daarnaast wordt informatie opgenomen in de financiële export; waardoor de kans op menselijke fouten wordt verminderd en er veel tijd wordt bespaard.
Managementrapportage
U kunt realtime gedetailleerde managementinformatie bekijken in een reeks dynamische aanpasbare tabellen, grafieken en diagrammen.
Het systeem stelt u in staat om uitgaven te analyseren en in te zoomen op gegevens per vestiging, leverancier, categorie en zelfs op productniveau. Rapporten kunnen indien nodig in verschillende formaten worden geëxporteerd voor verdere offline analyse.
Extra modules
Volledig geïntegreerd met de P2P-functionaliteit, kan Pi ook het volgende dekken:
- Menubeheer (recepten, allergenen, voeding)
- Voorraadbeheer & afvalbeheer
- Productieplanning
- Budgettering
- Klant bestellen
- Patiënt/klant bestellen
Extra functionaliteit is beschikbaar voor Trinity Purchasing leden in het Verenigd Koninkrijk. Dit bestaat uit: voorraadbeheer en afvalbeheer, menu-engineering, budgetbewaking en meer.
Let’s talk…
Wilt u meer weten over hoe Pi uw organisatie kan helpen, de administratie kan verminderen en de efficientie kan verhogen?
Neem dan contact op om een demo af te spreken.
